封筒整理法と電子データ

封筒整理法をずっと使ってきた

２０年近く、野口さんの名著『超整理法』を参考に、封筒整理法（押し出しファイルング）を行っている。

この本は1990年代に発表されて、一躍有名となった。

本自体の「つくり」も素晴らしく、機知に富んでいる。

その後、続編も発表され、現在はパソコンのほうにシフトしているようである。

PDFが現れ、スキャン技術が発達し、スマホのカメラも性能が向上した。

学校のコピー機にもスキャニング機能がついている。

紙を即座にPDF化してくれる機器もある。

しかし、学校現場ではまだまだ紙媒体が多い。

校務支援システムが整備されたところは、教員間のやりとりはデータが多くなってきていると思うが、まだまだ紙、という部分も多いのではないだろうか。

また、教育現場は「手書き」が重視される場所でもあるので、生徒などが書き込む場合なども、紙が多くなってくる。

封筒整理法を用いれば、紙の書類を安価に、簡単に整理することができる。

特に、分類、カテゴライズがわからない場合に重宝した。

新採の先生などは、学校現場や校務分掌の全体像などに疎く、分類などがわかりにくいと思う。

その際、「分類」するのではなく、「時間軸」で整理する封筒整理法は役に立った。

ぴんときた人は、ぜひ採用してみてください。

やり方は以下の通り。

①普通の茶封筒の上の部分を切る

②書類を入れる

③封筒の右に「名前」「日付」を書く

④収納場所の一番左はしに入れる。

⑤活用したら、常に一番左はしに戻す。

封筒の順番は常に入れ替わる。

パソコンの「変更日順」で並べ替えたような状態を、常に維持する、ということである。

使われないファイルは右へ、右へと「押し出されて」いく。

自分にとって必要な書類だけが左へ残り、使われなかったものは右へ。

端まで追いやられたら、捨てるか、スキャンするか、判断すればよい。

参考：

押し出しファイリング - Wikipedia

封筒整理法 - Google画像検索

電子データ

これからの時代は、学校現場でも電子データが多くなってくるだろう。

電子決済、子どもの一人一台端末所持などが整備され、この３年で劇的に変化が訪れるものと思われる。

それに伴い、電子データの管理が増えてくると思う。

それについて、考えてみる。

＠スキャンについて

スキャンする端末が劇的に増えた。

スキャンアプリにもさまざまある。

iPhoneのメモアプリでも、スキャニングができる。

スキャンソフトについては、

・ＯＣＲ（文字認識）がついているか

・スピードはどうか

・用紙の端を読み取ってくれるか

あたりで評価するのがいいのではないだろうか。

たくさんあってすべてを試したわけではないのだが、

例えばiPhone純正のメモアプリでのスキャニングには、

・日本語のOCRがない

・用紙読み取りのスピードはまあまあ速いが

・端を変更する際に角しか触れない（直線部分を変更できない）

といったデメリットがある。

それで、今のところ、ScannerProというアプリに落ち着いている。

「Scanner Pro: 文書スキャン & ファックス」をApp Storeで https://apps.apple.com/jp/app/scanner-pro-%E6%96%87%E6%9B%B8%E3%82%B9%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%B3-%E3%83%95%E3%82%A1%E3%83%83%E3%82%AF%E3%82%B9/id333710667

500円弱の有料アプリだが、なかなか便利です。

以下で試用ができるようです。

「スキャナーミニ by Readdle」をApp Storeで https://apps.apple.com/jp/app/%E3%82%B9%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%8A%E3%83%BC%E3%83%9F%E3%83%8B-by-readdle/id581365763

＠データ管理について

PDF化したデータ管理については、OCRされたものであれば、検索に引っかかるので、例えば「放り込みフォルダ」なんかを作っておいて、どんどん放り込んでおく。

あとで、必要があれば別のフォルダを作ってまとめる、というような方法がいいのではないかと思う。

ただし、紙のファイルと違って、

①見ようとしなければ見れない（押し出しファイリングだと書類が端まできて処分するか迷うときに見るとか、紙で存在すれば大掃除の時などに目にするが、電子データは見ようとしなければ見ない）

②消失の可能性

③読み込める機器がないと読めない

といったデメリットがある。

①については、スマートフォルダ(Mac)などを使って、違った視点で見る、という工夫が必要だ。

スマートフォルダは、例えば「昨年作成したPDF」とかの設定ができる。

誰によって作成されたか、とか、ファイルサイズとか、まあ検索でやってもいいのだが、そういう「別の見方をしてみる」ことで、紙ファイルとは違ったふりかえりができ、そうすることで、記憶からの消失を防ぐことができるかもしれない。

②については、バックアップをとること。

③については、PDFなら大丈夫かな、と思うのだが、例えばPDFに書き込んだ情報は？　気付かないうちに、スキャナアプリになんらかのオリジナル機能が入っていたら？など、不安は尽きない。

結局、保存用のファイルは紙に印刷しないといけないのだろうか？

ということで、これからしばらくは、紙と電子ファイルの過渡期となるかと思います。

書類管理についても学びながら仕事しなくちゃいけないなんて、なんて時代だ・・・

と愚痴をこぼしたくもなりますよね。

しかし、学び続けながら生きていくしかない時代。

あるいは、もともとそうだったのが、「大人になったら学ばなくてもＯＫ！」みたいに隠蔽され、洗脳されてきただけだったのかもしれない。

何事にも批判的に。自分の頭で考えて。

そういうことを意識しながら生きていくしかないのかもしれませんね。